fbpx
+381 34 304403

+381 34 304404

ul. Zorana Đinđića 3/2 Kragujevac, Srbija
info@edops.com

Kako najjednostavnije voditi evidenciju u delovodniku (delovodnoj knjizi)?

Šta je delovodna knjiga i čemu služi?

Delovodna knjiga služi preduzećima da vode evidenciju o celokupnoj ulaznoj i izlaznoj dokumentaciji na način da svaki dokument ima svoj delovodni broj i kratki opis po kome se vodi u knjizi. Cirkulacija dokumentacije se takođe beleži u knjizi i olakšava preduzećima da upravljaju dokumentacijom. Vodjenje delovodne knjige prema Zakonu nije obavezno, međutim praksa preduzeća je da vode evidenciju dokumentacije u delovodniku. Obzirom da u preduzeću cirkuliše dokumentacija koja može nastati u samom preduzeću (interna), kao i dokumentacija koja dolazi u peduzeće od kupaca, dobavljača i ostalih klijenata (eksterna), tako delovodna knjiga sadrži internu, primljenu i otpremljenu dokumentaciju. Dokumentacija koja se vodi u delovodniku može biti raznolika. Uglavnom se radi o fakturama, ugovorima, dopisima, računovodstvenim ispravama, molbama, žalbama, izveštajima, zahtevima, potvrdama, uverenjima i brojnoj drugoj dokumentaciji u zavisnosti od delatnosti preduzeća.

 

Koji podaci se unose u delovodnik?

Kako bi preduzeće imalo što detaljnije informacije o prijemu, cirkulaciji i izdavanju dokumentacije, ono u delovodnu knjigu upisuje sledeće podatke za svaki dokument posebno:

 

  • Delovodni broj (prilikom prijema dokumenta dodeljuje mu se delovodni broj i njegovo kretanje se dalje vodi pod tim istim brojem);
  • Datum prijema dokumenta ili izdavanja/slanja;
  • Vrsta dokumenta koji se zavodi (da li je u pitanju ugovor, faktura, žalba, molba, izveštaj i slično);
  • Kratak opis dokumenta;
  • Podaci o licu koje prima, kome se izdaje ili o licu kome se šalje dokument;
  • Način na koji će dokument biti dostavljen (poštom, email-om, faksom, direktnom dostavom);
  • Razne vrste napomeni ili prigovora/obaveštenja ukoliko ih ima.

 

Celokupna evidencija dokumentacije u delovodniku se vodi po hronološkom redu, odnosno kako dokumenta pristižu i izdaju se, tako se vrši evidencija istih u delovodnu knjigu, dok se sam dokument fizički skladišti u registratoru koji mu pripada. Prilikom ove evidencije preduzeće treba voditi računa o tome koliko se koji dokument čuva prema Zakonskim propisima (neka dokumentacija se čuva nekoliko godina od trenutka nastanka, dok se određena dokumentacija čuva trajno).

zakon

Koju dokumentaciju treba čuvati trajno, a koju samo određeni vremenski period i koji je to period?

Prema Zakonu o računovodstvu, sledeća dokumentacija se čuva određeni vremenski period:


– Finansijske izveštaje ( kao što su bilans stanja, bilans uspeha, statistički izveštaji i drugi izveštaji iz ovog seta) i izveštaje o reviziji preduzeća su dužna da čuvaju 20 godina od trenutka njihovog nastanka;


– Dnevnik, glavnu knjigu i godišnji izveštaj o poslovanju preduzeća moraju da čuvaju narednih 10 godina od trenutka njihovog nastanka;


– Pomoćne knjige, kao što je npr. KEPU knjiga, i isprave na osnovu kojih se knjiže ( a to su računi, izvodi sa tekućeg računa, knjižna odobrenja, knjižna zaduženja, izjave o kompenzaciji, kalkulacije, obračuni poreza, rekapitulacije zarada, obračuni zakupa, itd.) Preduzeća moraju čuvati nešto kraći vremenski period od 5 godina;


– Isplatne liste i analitička evidencija zarada čuvaju se trajno prema Zakonu o računovodstvu.


 

Pored Zakona o računovodstvu, na vremenski period čuvanja dokumentacije utiče i Zakon o PDV-u. Naime, ovaj Zakon obavezuje sve privredne subjekte koji su u sistemu PDV-a da račune koje su uneli u PDV evidenciju moraju čuvati najmanje 10 godina, dok privredni subjekti koji nisu u sistemu PDV-a, ove računa moraju čuvati narednih 5 godina.

Sva fiskalna dokumentacija (poput fiskalnog računa, kontrolne trake,dnevnih i periodničnih izveštaja) koja može brzo izbledeti i čiji se podaci lako mogu izgubiti, mora se čuvati najmanje 3 godine.

 

Preglednost cirkulacije dokumentacije u delovodnoj knjizi

Documents papers

Već smo rekli da se prijem i izdavanje celokupne dokumetacije u preduzeću vodi u delovodnoj knjizi, što deluje kao savršena formula za praćenje cirkulacije dokumenata i mogućnost upravljanja istim.

Na drugi pogled, pretraga konkretnog dokumenta, a pogotovo ukoliko se radi o preduzećima gde je svakodnevna fluktuacija dokumentacije izrazito velika (kao što je Advokatska kancelarija) pretvara se u noćnu moru. Praćenje dokumentacije i poslovanja uopšte postaje nemoguća misija. Postavlja se pitanje, koliko je ova knjiga zaista korisna u savremenom poslovanju? 

Pregled kretanja dokumentacije u jednom preduzeću gde postoji visoka fluktuacija dokumenata na dnevnom nivou od prilike izgleda kao na slici iznad. Praktično, potrebno je dosta vremena da se pronađe konkretni dokument. Mnoga preduzeća ovu vrstu evidencije vode u Exel tabelama, međutim, rezulatat je skoro isti.

Nepreglednost, nesistematičnost i na kraju neefikasnost.

Evidencija dokumentacije se mora voditi na neki način, ukoliko preduzeće želi imati uvid i pratiti svoje poslovanje. Savremeno doba, pored standardne dokumentacije koja je oduvek postojala, sve više obuhvata elektronsku i elektronski potpisanu dokumentaciju.

 Ako imamo samo delovodnik kao sredstvo evidentiranja dokumentacije, kako onda postupiti prema dokumentaciji koja je izvorno nastala u elektronskom obliku i zahteva adekvatno čuvanje i upravljanje u skladu sa Zakonski propisima?

 

Delovodnik i elektronski potpis

e potpisElektronski potpis je produkt sve bržeg razvoja privrede koji više ne asocira na daleku budućnost, već slobodno možemo reći da zauzima značajno mesto među dokumentacijom preduzeća. Hteli to ili ne, ova dokumentacija je postala stvarnost i sada je samo pitanje kako i na koji način čuvati i upravljati ovom dokumentacijom. S obzirom da elektronski potpisan dokument izvorno nastaje u elektronskom obliku, kao takav predstavlja original. Štampanje ove dokumentacije smatra se fotokopijom, te stoga moramo imati adekvatne uslove čuvanja iste.

Postoji još jedna specifičnost kada je u pitanju elektronski potpisana dokumentacija. Ona uglavnom nastaje u editabilnim programima poput Word-a u kome postoji mogućnost dodatnih izmena, te ih ne možemo adekvatno čuvati na računaru iz dva razloga:

 

  1. Pošto se samo ulaskom u dokument i dodavanjem razmaka ili tačke automatki poništava punovažnost elektronskoog potpisa, čuvanjem ove dokumentacije na računaru postoji ogromni rizik slučajnog ulaska i poništavanja elektronski potpisane dokumentacije.
  2. Virusi koji napadaju računar (što je izuzetno čest slučaj) mogu uništiti punovažnost elektronskog potpisa, a time i samog dokumenta;

 

Kako čuvati elektronski potpis i elektronski potpisanu dokumentaciju?

zapis

 

Pravilno i bezbedno čuvanje i upravljanje elektronski potpisane dokumentacije podrazumeva da se nakon potpisivanja takav dokument pretvori u zapis (zapis je dokument koji se čuva takak kakav jeste i ne postoji mogućnost daljih izmena na njemu). Pored pretvaranja dokumenta u zapis, čime se elektronski potpis štiti od poništenja punovažnosti, treba voditi računa i o tome gde čuvamo takav dokument (zapis). Ukoliko ga čuvate na računaru i dođe do nepredviđenih okolnosti, kao što je kvar računara, virus, požari, poplave, krađa računara i slične, možete se oprostiti od ove dokumentacije. Kako bi ona bila bezbedna, neophodno je da se čuva na mestu koje će prevazići sve predhodno navedene izazove. 

Zaključak: Za adekvatno čuvanje i upravljanje elektronski potpisanom dokumentacijom mora se koristiti kvalitetno softversko rešenje.

delovodnik 3

Delovodnik novije generacije

U skladu sa vremenom u kome živimo, tradicionalne stvari se uglavnom ne gube, već dobijaju sasvim novi i inovativni oblik kako bi zadovoljile potrebe savrenog društva. Tako je i tradicionalni delovodnik u vidu knjige pretvoren u elektronski i time je omogućeno praćenje celokupne dokumentacije iz potpuno novog ugla i na drugačiji, odnosno brži, jednostavniji i što je najzanimljivije, JEFTINIJI način. Elektronski delovodnik je zapravo softver koji omogućava da se evidencija celokupne dokumentacije vodi u njemu. 

 

Kako mi softver još može olakšati poslovanje?

Pored toga što omogućava adekvatnu evidenciju, čuvanje i upravljanje celokupnom dokumentacijom uključujući i elekrtonski potpisanu dokumentaciju, softver pruža preduzećima brojne druge pogodnosti koje u velikoj meri olakšavaju i ubrzavaju rad preduzeća, dok se stepen kvaliteta rada povećava. Naime, softversko rešenje koje zamenjuje rad u delovodnoj knjizi pruža sledeće pogodnosti:

 

  • BRZA I LAKA PRETRAGA DOKUMENATA - Obzirom da se celokupna dokumentacije unosi u sistem u elektronskom obliku, možemo na osnovu zadatih parametara u par sekundi dobtiti traženi dokument.
  • POTPUNA ZAŠTITA ELEKTRONSKOG POTPISA - Konvertovanjem elektronski potpisane dokumentacije u zapis, onemogućena je zloupotreba  i poništenje punovažnosti ove dokumentacije
  • RAZMENA DOKUMENTACIJE JE ELEKTRONSKA - Razmena dokumentacije u sistemu je elektronska, što u značajnoj meri ubrzava ostale poslovne procese. Pored razmene, u sistemu je omogućena i elektronska validacija iste.
  • PRISTUP DOKUMENTACIJI JE OGRANIČEN - U okviru tradicionalnog delovodnika pristup dokumentaciji (sadržaju poverljivog dokumenta) je bio otvoren, što nije slučaj kod softvera. Naime, u softveru je ovo pitanje strogo regulisano dodeljivanjem prava uvida i rada na dokumentu svakom korisniku (zaposlenom) pojedinačno. Mogućnost dodele prava ima samo administrator tj. rukovodilac.
  • SISTEM PODRŽAVA SVE FORMATE DOKUMENATA (jpg; avi; png; doc...) - Bilo da je u pitanju slika, video zapis ili nešto treće, moguće je bilo koji format uneti u sistem i njime dalje upravljati i razmenjivati ga.
  • SVE RADNJE NA DOKUMENTU SE BELEŽE - Unos, izmena ili rad na dokumentaciji beleži se u sistemu tako što se prave verzije dokumenata sa naznakom korisnika koji je izvršio izmene, kao i datumom i tačnim vremenom izmene. Rad na dokumentu se beleži na način da se automatski upisuje vreme početka i završetka rada na dokumenu, čime se stvara jasna slika o realnom vremenu utrošenom na konkretnom dokumentu.
  • POTPUNA BEZBEDNOST DOKUMENTACIJE - Sva dokumentacija u sistemu je kriptovana tj. zaključana, te se svaki vid zloupotrebe ili pokušaja neovlašćenog uvida eliminiše. Dokumentacija u sistemu je potpuno bezbedna.
  • SVAKODNEVNE REZERVNE KOPIJE SISTEMA - U slučaju nepredviđenih okolnosti, kao što su kvar računara, požari, poplave i sl. ne gube se podaci iz sistema. Svakodnevno se prave rezervne kopije sistema na više udaljenih servera, tako da se prilikom gubitka podataka na Vašem računaru, isti mogu vrlo brzo vratti, te se rad preduzeća neometano nastavlja.
  • PRISTUP SISTEMU SA BILO KOJE LOKACIJE - Omogućen je pristup celokupnoj dokumentaciji sa udaljene lokacije, a sve u cilju prilagođavanja savremenim načinom poslovanja.
  • JEDNOSTAVNOST - Koliko god delovao komplikovano, softver je izuzetno jednostavan za korišćenje. Kreiran je za krajnje korisnike i prilagođen poslovanju svakog preduzeća.
  • NADOGRADNJA - Delovodna knjiga je samo jedan mali deo EDOPS Document Office-a koji se može koristiti samostalno, ali uvek postoji mogućnost brze nadogradnje, odnosno dodavanja novih modula i funkcionalnosti.

delovodnik 4

Status dokumenta, povezana dokumenta i komentari

Sva dokumentacija nakon prijema i zavođenja može se dalje slati na validaciju tj. odobrenje nadređenom licu i to elektronskim putem u okviru sistema. Prilikom slanja, dokument dobija status "ZA VALIDACIJU". Nakon validiranja od strane navedenog validatora, dokument menja status u "VALIDIRAN". Ovim postupkom se detaljno prati kretanje dokumentacije kao i rad sa istom, te se precizno može utvrditi koliko je vremena potrebno od trenutka prijema pa sve do trenutka validacije dokumentacije.

Dodatna opcija prilikom validacije jeste nadovezivanje dokumentacije. Naime, kada nam neko pošalje dokument na validaciju, kao što je molba, mi kao validator možemo odobriti molbu i uz nju nadovezati dokument o odobrenju. Ukoliko nam je, nakon određenog vremena, potrebna bas ta molba koju smo opredhodno odobrili, prilikom pretrage dokumentacije videćemo da je uz molbu nadovezan još jedan dokument (u našem primeru dokument o odobrenju molbe). Povezana dokumentacija pomaže u  proveri podataka od strane drugih učesnika (može se odmah videti dokument o odobrenju i time zaključiti da li je validator postupio ispravno ili ne). 

Na svakom dokumentu moguće je ostaviti komentar vezan za taj dokument u vidu obaveštenja, dodatnog uputstva korisniku ili raznih vrsta napomena.

 

Kako izgleda rad u softveru

 

 

Šta pokazuje istraživanje?

          U saradnji sa našim korisnicima, pratili smo rad i učinak preduzeća pre i nakon uvođenja programskog rešenja i došli do iznenađujućih rezultata. Programsko rešenje Elektronske pisarnice, koje u sebi sadrži i delovodnu knjigu, uticalo je na smanjenje troškova u obavljanju rutinskih operacija i to čak 10 puta. 

tabela 

Šta kažu naši dugogodišnji korisnici?

         EDOPS tim pruža punu podršku svojim korisnicima i to godinama nakon implementacije softverskih rešenja. Zadovoljni klijenti su naša najveća motivacija i propusnica za sve buduće projekte. Više o problemima sa kojima su se susretali naši korisnici, kao i načinima na koji su ih rešili možete pročitati ovde

 

 Zašto odabrati EDOPS?

         EDOPS Solution je jedna od prvih IT kompanija koja je razvila modul Elektronske pisarnice i uvela mogućnost evidencije celokupne dokumetnacije elektronskoj delovodnoj knjizi. Elektronski delovodnik je u upotrebi više od jedne decenije, što potvrđuje praktičnu primenljivost u radu, kao i stotine zadovoljnih korisnika.

  • Više od 15 godina iskustva
  • Program se može koristiti na bilo kom jeziku
  • Garancija kvaliteta
  • Obuka korisnika
  • Profesionalna tehnička podrška 24h
  • Mogućnost naknadne integracije sa drugim modulima

Zakažite BESPLATNU prezentaciju programa, a mi ćemo Vam na praktičnom primeru pokazati kako softversko rešenje može pomoći da prevaziđete konkretne izazove sa kojima se svakodnevno susrećete. BESPLATNU prezentaciju možete zakazati klikom ovde ili na broj telefona 065 304 403 4.

logo-13.png
Zorana Đinđića 3/2 Kragujevac, Srbija

info@edops.com

+381 34 304404
+381 34 304403
© Copyright 2019 EDOPS Solutions. All Rights Reserved.

Search