Blog

Koliko vremena vaši zaposleni utroše dok rade na sastavljanju važnih, ali komplikovanih izveštaja? Koliko košta njihovo vreme?

Da li to utiče na kašnjenje u redovnim poslovnim aktivnostima ili ih, pak, zapostavljaju? Da li zbog toga ostaju i nakon radnog vremena?

 Komplikovani izveštaji

Komplikovani izveštaji koji podrazumevaju ukrštanje obimnog broja podataka, a samim tim i poprilično dosta vremena za njihovo prikupljanje i obradu. Od kvaliteta izveštaja zavisi i kvalitet odluka rukovodilaca, a potom i kvalitet sveukupnog poslovanja.

Dakle, važno je da su izveštaji apsolutno tačni i da su podaci koji su obrađeni iz poslovanja kvalitetni.

Vreme koje zaposleni provede na analizi izveštaja zavisi od kompleksnosti traženih podataka, ali uglavnom nema mnogo vremena. Podrazumeva se da su polazni podaci u potpunosti tačni (nema duplih komintenata, datumi na dokumetnima su tačni jer se po njima filtriraju podaci, kursevi valuta su tačni…). Očekuje se da izveštaji budu čitljivi i da se na osnovu njih brzo i lako mogu doneti poslovne odluke.

 Najveći problemi

Međutim, ovde se javljaju problemi koji potencijalno mogu prouzrokovati ogromnu štetu. Najčešći problemi su:

• Umor zaposlenih

• Brzina rada

• Kratki rokovi

Usled umora dolazi do raznih grešaka u sastavljanju izveštaja tj. pogrešnog kopiranja u kolonama i redovima. U toku dana postoje brojne obaveze koje treba završiti i u toj žurbi mogu nastati greške, kao i pogrešno tumačenje podataka. U radu na projektima čiji su rokovi veoma kratki, zaposleni nemaju dovoljno vremena za sastavljanje komplikovanih izveštaja.

Tako sastavljen izveštaj se zatim dostavlja rukovodstvu, koje donosi odluku i tada je već kasno za izmene.

Da se ovakve situacije ne bi dešavale, naš tim je došao do programskog rešenja ovog problema. Programi se ne mogu umoriti, oni rade i kada vi spavate, a to je njihova najveća blagodet.

Pa, kako to tačno funkcioniše? Ko i na koji način može rešiti ovaj problem?

Najpre izveštaji moraju biti standardizovani što podrazumeva da imaju unapred definisane parametre za obradu podataka. U okviru EDOPS softverskog rešenja postoji tzv. JOB server, koji u ovom slučaju izrade izveštaja, igra važnu ulogu.

Job server – radnik budućnosti

Možemo ga posmatrati kao zaposlenog koji je zadužen samo za sastavljenje komplikovanih izveštaja, nekoga ko se bavi svim tim dosadnim zadacima (prikupljanje podataka, dokumetacije, njihovo međusobno upoređivanje, davanje zaključaka i sl.). To je zaposleni koji radi 24h, sedam dana u nedelji i ne očekuje naknadu za prekovremeni rad. On nikada ne ide na trudničko, porodiljsko i ostala bolovanja, radi čak i za praznike. Uvek je tu, nikada nije umoran i uvek spreman za nove zadatke. Precizan, tačan i nepogrešiv. I sve to radi za dobrobit vaše firme, bez plate.

Tačnije, JOB server radi u periodu niskog saobraćaja tj. kada svi završe svoje poslove i nakon radnog vremena odu svojim domovima. U toku noći prikuplja mnoštvo podataka, obrađuje ih i na osnovu njih sastavlja izveštaje. Kako bi znao koji su mu podaci potrebni i kako da ih obradi i pretvori u izveštaje, neophodno je zadati mu parametre. Nakon što završi svoj posao i izveštaj bude gotov, on ga automatski šalje na zadatu e-mail adresu (ili više e-mail adresa).

To znači da rukovodioci ne moraju da čekaju, već se vreme prijema izveštaja unapred definiše, tako da se izveštaj moze sa sigurnošću očekivati u tačno određeno vreme i u unapred zadatoj formi. Na osnovu te činjenice, radne obaveze se mogu lako uskladiti i organizovati, a odluke su daleko kvalitetnije, jer sada zavise isključivo od procene rukovodstva.

Zakažite besplatnu prezentaciju, konsultacije i analizu procesa i specifičnih potreba Vašeg preduzeća. Prijavom na mailing listu ostvarujete posebne korisničke popuste.