fbpx
+381 34 304403

+381 34 304404

ul. Zorana Đinđića 3/2 Kragujevac, Srbija
info@edops.com

e - Pisarnica

Elektronska pisarnica

   

Dokumentacija preduzeća je od velikog značaja i to je jasno, ali kada se radi o skladištenju i čuvanju tih dokumenata, kao i evidenciji i praćenju statusa svakog od njih, mnoga preduzeća taj segment poslovanja stavljaju u drugi plan i oslanjaju se na fizičko skladištenje, čuvanje i gubljenje vremena u traženju i razmeni dokumentacije. Pored utrošenog vremena, preduzeća dodatno troše novac za štampanje papira, plate zaposlenih koji rade na obavljanju rutinskih operacija, prekovremenog rada zbog nedostatka vremena za obradu papirologije, troškove slanja papirnog dokumenta (pošte), troškove razmene podataka (svakodnevni telefonski razgovori).

 

           U praksi, preduzeća najčešće nisu svesna ovih "sitnih" troškova i ne obraćaju previše pažnje na njih. Međutim, ukoliko bi se predhodno navedeni troškovi mogli prikazati brojčano ili grafički za svaki mesec poslovanja preduzeća, verujemo da bi se svest o potrebi kvalitetnog programskog rešenja povećala. 

 

Šta pokazuje istraživanje?

 

          U saradnji sa našim korisnicima, pratili smo rad i učinak preduzeća pre i nakon uvođenja programskog rešenja i došli do iznenađujućih rezultata. Programsko rešenje Elektronske pisarnice uticalo je na smanjenje troškova u obavljanju rutinskih operacija i to čak 10 puta. 

 tabela

           

Ako nismo svesni postojanja problema, nećemo ni tražiti rešenje.

 digitalizacija dokum

Problemi čuvanja papirne dokumentacije

 

       Problemi se uočavaju kada treba pronaći konkretni dokument, odnosno tačan podatak na tom dokumentu. Ostali problemi kod čuvanja ili skladištenja dokumenata u papirnom obliku su:

 

  •  Papir vremenom bledi (postaje teško čitljiv, a time i manje razumljiv i upotrebljiv);
  • Papir se može uništiti (pocepati, isprljati, čime se može osporiti punovažnost dokumenta);
  • Gubljenje vremena u razmeni pronađenog dokumenta (uzet dokument iz papirne arhive nosi se na uvid radi analize, a potom nema sigurnosti da je i vraćen nazad u arhivu);
  • Potreban je dodatni fizički prostor za skladištenje dokumentacije;
  • Uvek postoji opasnost od nepogoda kao što su požari, poplave (koje mogu uzrokovati trajni gubitak dokumenata);
  • Uz dokument u arhivi nije priložen i pripadajući dokument (na primer, uz ugovor nije odložena prihvaćena ponuda);
  • Validacija dokumentacije traje i po nekoliko dana (zbog fizičkog odsustva validatora).

 

potpisUvođenje elektronskog potpisa zahteva elektronsku arhivu - Zašto?

 

          Uvođenjem elektronskog potpisa nastao je dodatni problem: "Kako pravilno arhivirati, skladištiti i upravljati tj. koristiti elektronski potpisani dokument?" Arhiviranje takvog dokumenta bez korišćenja softverskog rešenja (Elektronske arhive) može dovesti do poništenja punovažnosti dokumenta koje se, u retkim situacijama, dešava namernim izmenama. Preduzeća koja ne koriste Elektronsku arhivu, svu dokumentaciju (uključujući i elektronski potpisanu dokumentaciju) čuvaju na svom računaru. Međutim, postoji propisano pravilo da se dokument nakon elektronskog potpisa ne sme menjati, a u slučaju bilo kakvih izmena (čak i dodavanje tačke ili razmaka) elektronski potpis prestaje da važi, a time i dokument više nije punovažan. Ova dokumentacija nastaje elektronski, najčešće u Word-u, pa otvaranjem dokumenta moguće je izmeniti sadržaj.

 Druga vrsta rizika koja ugrožava punovažnost dokumenta jesu virusi na računaru. Dokument na računaru u folderu nije zaštićen i na njega može uticati bilo koji virus. Ovo je najčešća pojava zbog koje su se mnoga preduzeća upustila u avanturu implementacije Elektronske arhive.

 

          Elektronska arhiva, za raliku od foldera na računaru, omogućava pretvaranje dokumenta u zapis. Ovim postupkom, dokument postaje kriptovan tj. zaključan i nisu moguće izmene ni jedne vrste. Nakon proglašavanja dokumenta zapisom, on se može samo videti i odštampati, ukoliko je to potrebno. Pravo uvida u sadržaj dokumenta imaju samo lica, odnosno zaposleni kojima je dodeljeno pravo uvida i štampe konkretnog dokumenta. Ovakav način funkcionisanja Elektronske arhive važi, ne samo za elektronski potpisan dokument, već i za svu ostalu dokumentaciju preduzeća.

 

Postavlja se pitanje: "Кako rešiti sve navedene probleme?"

 

Jedinstveno programsko rešenje – Elektronska pisarnica

 

         Rešenje postoji dugi niz godina i vrlo je jednostavno, a to je uvođenje elektronske pisarnice. U okviru EDOPS Document Office-a postoji poseban modul namenjen upravljanju celokupnom dokumentacijom preduzeća nazvan Elektronska pisarnica - emPIS.Unutar ovog modula moguće je:

 

1.  Elektronski arhivirati novonastalu dokumentaciju (bez obzira da li je nastala u papirnom obliku ili je reč o elektronski potpisanom dokumentu), i/ili izvršiti digitalizaciju (skenirati ili importovati sa diska već skeniranu);

 

2. Efikasno upravljati dokumentacijom (validirati, razmenjivati, pretraživati, uvezivati, komentarisati, kontrolisati pristup);

 

3.  Čuvati je tj. skladištiti je na bezbednom mestu (u Arhiv serveru tj. zaštićeno metodom tajnog ključa tzv. kriptovano, a ne fail sistemu gde su dokumenta otvorenog sadržaja).

 

 

Kako funkcioniše elektronska pisarnica? 


 


Kratak opis rada i funkcionalnosti Elektronske pisarnice


  • U sistem može se uneti dokument bilo kog formata (pdf., jpg., dvg., avi., ppt. i svi ostali formati);
  • Operater koji unosi dokument u sistem ne može ostati Nepoznat (sistem beleži ime i prezime operatera koji je uneo dokument ili podatak);
  • Sistem beleži tačno vreme unosa dokumentacije kao i sve izmene koje su bile nakon toga ukoliko je operater imao pravo izmene (primer: Petar Petrović je promenio broj dokumenta iz 236/17 u 2360/17 i datum dokumenta iz 03.05.2017 u 17.05.2017 na računaru PETAR dana 19.09.2017 08:43:05);
  • Upravo unetom dokumentu, moguće je pridodati vezu na neki drugi dokument iz sistema, u cilju da sledeći korak validacije bude brži i tačniji;
  • Dokumenta elektronskim putem šalju se na validaciju odgovornom licu/licima i kada ga svi validiraju, status tog dokumenta je VALIDIRAN (proces validacije je opcioni);
  • Liste validatora mogu se napraviti ručnim unosom ili mogu se definisati na osnovu vrste dokumenta. Validaciona lista može da glasi na konkretna imena operatera ili pojedinih službi (primer: vrsta dokumenta račun troškova ide automatski na validaciju po šemi: 1. službi finansija; 2. Direktor ili se ime validatora unosi ručno: 1. Petar Petrović; 2 Jovan Jovanović). Šeme validacije postavlja sam korisnik programa prema uputstvu za upotrebu.Validacija je moguća online sistemom;
  • Dokument koji je u statusu "validiran" može da bude dostupan knjigovodstvu ili može se ići i korak dalje, tako što se dokument opciono povezuje sa drugim programom (na primer knjigovodstvenim);
  • U svakom trenutku, dokumenta mogu se pretraživati po opisnim podacima koji su dostupni, a to su: broj dokumenta, datum dokumenta, izdavalac dokumenta, vrsta i podvrsta dokumenta, statusu dokumenta, datumu prijema i drugim parametrima koje korisnik podesi. Na svakom dokumentu postoje svi podaci i komentari, kao i uvezani drugi dokumenti, tako da se lako može dobiti prava informacija;
  • Dokument koji je unet u sistem, nije moguće obrisati, jer postoji trag (log) čak iako je operater imao pravo brisanja. Obzirom da sistem čuva sve verzije izmenjenog dokumenta (tzv. verzioniziranje), pregledom verzija može se ustanoviti manipulacija;
  • Svaki dokument je moguće jednim klikom dalje disitribuirati na email ili štampati;
  • Sve promene u sistemu su vidljive u realnom vremenu;
  • Pristup dokumentaciji i podacima je omogućen sa udaljene lokacije;
  • Omogućena je finalizacija dokumenta tj. proglašavanje zapisom. Zapis je dokument kom je onemogućena bilo koja dalja promena atributa odnosno arhivirane slike. Zapis se može štampati, snimati na disk i slati ne email.

Program isplaćuje sam sebe. Kako?

 

Ukoliko preduzeće odluči da unapredi svoje poslovanje uvođenjem EDOPS Document Office - a i njegovog modula emPIS, celokupnu investiciju može isplatiti u jako kratkom periodu. Isplativost se realizuje preko:

 

·        Uštede u štampi

·        Smanjenju vremena pri validaciji i distribuciji dokumenta

·        Dokument je dostupan shodno pravima pristupa, kako unutar preduzeća, tako i izvan preduzeća

·        Nema izgubljenog dokumenta

     ·        Uvek je dostupna poslednja verzija dokumenta

 

        Dodatna ušteda može se ostvariti digitalizacijom postojećih dokumenata, a koji su nastali tokom poslovanja i pre uvođenja elektronske arhive. Od tog trenutka rad sa tim dokumentima je elektronski.

         Pošto su razlozi uvođenja bespapirnog poslovanja u svakodnevni rad evidentno neoborivi, postavlja se pitanje bezbednosti te dokumentacije.

stah od el dok

Koliko su dokumenta skladištena u elektronskoj pisarnici bezbedna?          

           

            Bezbednost dokumenata u elektronskoj pisarnici ogleda se u: 

 

1.    Lakom definisanju prava pristupa kao i prava u radu sa dokumentima (pravo gledanja, štampanja, snimanja, brisanja..)

2.    Bezbedonosne kopije sistema su automatizovane na jednu ili više lokacija

3.    Uvek je vidljiva poslednja verzija dokumenta bez obzira na mesto pristupa.

4.    Jasno su vidljive izmene u podacima i dokumentima i obrazložene su imenom korisnika, vremenom, imenom računara na   kome se desila promena

5.     Nema izgubljenog dokumenta

6.      Povezivanje raznorodnih dokumemenata putem linkova (veza).

 

        Prema tome, slobodno možemo reći da je emPIS  najbolje moguće rešenje za arhiviranje i upravljanje dokumentacijom.

         Elektronska pisarnica (emPIS) je primenjena u praksi u mnogim preduzećima već dugi niz godina. Tokom godina, ovaj modul redizajnira se shodno potrebama korisnika. U zavisnosti od oblasti rada korisnika, mogu se postaviti specijalizovane maske za rad. (knjigovodstvene agencije, advokatske kancelarije, proizvodna preduzeća, javne uprave i dr.).

 

 Zašto i kako preduzeća postavljaju sebi "kočnice" u primeni novih softvera?

 

               Preduzeća često imaju strah od uvođenja novih tehnologija u svoje poslovanje. Strah potiče od:

  • Pretpostavke kako će se njihovi zaposleni snaći i koliko će program (novi način rada) zaista biti funkcionalan tj. primenljiv.
  • Prethodnih pokušaja korišćenja drugih programa koji su kupljeni, ali nisu odgovarali u potpunosti realnom radu tj. nisu bili prilagođeni konkretnom okruženju i zaposleni su morali da se prilagođavaju programu. Svako prilagođavanje izaziva lični otpor što predstavlja osnov za nekorišćenje programa. Namenski programi su obično tipa "viđeno-kupljeno", jeftiniji su i zato traže prilagođavanje. 
  • Poimanja problema i "uskih grla" u poslovanju (dva koraka napred, jedan nazad), a usled toga nemogućnost da naprave pravu analizu između ulaganja u program i koliko će on smanjiti ista ta "uska grla". 
  • Usled turbulencija u poslovanju, često je prisutno pitanje "Da li je zaista potreban program i da li je sada pravo vreme?
  • Preduzeće već ima neki softver i ne bi da ga promeni, ali nije sigurno da li postoji mogućnost integracije novog softvera sa već postojećim. 
  • Izveštaji u postojećim softverima su statični, a svakodnevni rad traži nove tipove izveštaja. Izveštaji kasne i utiču na pravovremeno donošenje kvalitetnijih odluka.

 

Preduzeća su takvim pristupom proizvođaca izgubili poverenje. Zato se naš tim trudi da na sve načine i to zajedničkim snagama iskoristimo sve prednosti i mogućnosti svake funkcije softverskih rešenja. Tada program zaista počinje da radi za preduzeće tako što štedi na vremenu u obavljanju rutinskih operacija, a dokumentacija je uvek i odmah dostupna.

 

Šta kažu naši dugogodišnji korisnici?

 

         EDOPS tim pruža punu podršku svojim korisnicima i to godinama nakon implementacije softverskih rešenja. Zadovoljni klijenti su naša najveća motivacija i propusnica za sve buduće projekte. Više o problemima sa kojima su se susretali naši korisnici, kao i načinima na koji su ih rešili možete pročitati ovde

 

 Zašto odabrati EDOPS?

 

         EDOPS Solution je jedna od prvih IT kompanija koja je razvila modul Elektronske pisarnice. emPIS modul je u upotrebi više od jedne decenije, što potvrđuje praktičnu primenljivost u radu, kao i stotine zadovoljnih korisnika.

  • Više od 15 godina iskustva
  • Program se može koristiti na bilo kom jeziku
  • Garancija kvaliteta
  • Obuka korisnika
  • Profesionalna tehnička podrška 24h
  • Mogućnost naknadne integracije sa drugim modulima

nova god

Specijalna Novogodišnja ponuda

 

         Neka Nova 2019. godina bude prekretnica u razvoju Vašeg poslovanja. Donesite odluku, a mi ćemo se pobrinuti da Vaše želje postanu stvarnost! Iskoristite popust od 20% na emPIS programsko rešenje do 31. decebra 2018. godine i zakažite besplatnu prezentaciju ovde.

         Na realnom primeru u Vašoj kompaniji pokazaćemo Vam kako program funkcioniše i kako može rešiti konkretne probleme sa kojima se Vaše preduzeće svakodnevno susreće. Vi odlučujete o profitu, zato donesite dobru odluku već danas.


 

 

logo-13.png
Zorana Đinđića 3/2 Kragujevac, Srbija

info@edops.com

+381 34 304404
+381 34 304403
© Copyright 2018 EDOPS Solutions. All Rights Reserved.

Search