fbpx
+381 34 304403

+381 34 304404

ul. Zorana Đinđića 3/2 Kragujevac, Srbija
info@edops.com

Advokat expert

e-Advokatska kancelarija

Koji advokat (i advokatski pripravnik) radi na određenom predmetu? Koliko dugo? Gde je predmet? Koji je trenutni status tog predmeta? Kada je suđenje (radnja u postupku)? Kada ističu rokovi?

 

Kao advokat, da li odgovore na ova pitanja imate sada i odmah za svaki predmet? Koliko Vam je zaista potrebno vremena da dođete do ovih i sličnih informacija? Da li to vreme možete naplatiti? Verovatno ne, ali vas svakako košta.

Vreme je novac, a gubljenje vremena u savremenom poslovanju je postalo preskupo.

Elektronska advokatska kancelarija - Advokat expert je specijalizovan softver koji omogućava potpuno inovativni pristup u svakodnevnom radu advokatskih kancelarija. Softver ima brojne mogućnosti i prednosti u odnosu na polovična softverska rešenja ili vođenje poslovanja u xls tabelama, što je najčešće. Tokom više godina praktične primene, dizajniran je u skladu sa potrebama i navikama korisnika, sa mogućnošću jednostavnog prilagođavanja novom korisniku.

 

 Kako je nastao  "ADVOKAT EXPERT"

 

Advokat expert nastao je na osnovu zahteva jedne advokatske kancelarije koja je imala potrebu da zameni nekoliko namenskih aplikacija u trenutnom korišćenju. Te aplikacije nisu bile povezane, a podaci su se unosili više puta, što je uzrokovalo neracionalno trošenje vremena i neusaglašenost podataka u krajnjem rezultatu. Svaka od tih aplikacija je bila statički postavljena (vidjeno-kupljeno), bez mogućnosti prilagođavanja krajnjem korisniku i njegovim potrebama. Praktično, one su završavale delimičnu evidenciju, predhodno nazvana u tekstu "polovična rešenja".

Standardni paket Advokat expert sadrži funkcionalnosti koje su potrebne svim advokatskim kancelarijama, ali uvek postoji mogućnost dodavanja novih korisnih detalja (funkcionalnosti) u programu koji imaju upotrebnu vrednost. EDOPS tim polazi od činjenice da je svaka advokatska kancelarija jedinstvena i da ima svoje specifične potrebe.

U skladu sa tim, softver da se prilagođava korisniku, a ne korisnik softveru.

Najčešći problemi jedne advokatske kancelarije

Nova generacija rešenja za arhiviranje podataka 123

 Arhiviranje, skladištenje i upravljanje dokumentacijom

 

Kako trenutno arhivirate dokumentaciju? Koliko Vam je potrebno vremena da pronađete konkretni podatak ili dokument? Predpostavimo da svaki zaposleni advokat bar odokativno zna gde se nalazi dokument koji mu je u datom trenutku potreban. Ako je tako, da li se ostali zaposleni mogu snaći podjednako dobro u traženju tuđe dokumentacije? Verovatno ne! Ako pri tom uzmemo u obzir mogućnost gubitka dokumentacije i neovlašćenog (nekontrolisanog) pristupa, što nije tako redak slučaj, može se zaključiti da takav način poslovanja neminovno može poljuljati dugogodišnje poverenje klijenata.

Poverenje je temelj svake uspešne advokatske kancelarije i o tome posebno treba voditi računa. Gubitak, otvorena dostupnost i poništenje punovažnosti dokumentacije iz bilo kog razloga (slučajno pocepan, isprljan papir, izgubljen...) je nedopustiv u vremenu savremenih tehnoloških rešenja.

 

potpis1

Poverljiva dokumentacija i elektronski potpisan dokument

 

Kada je u pitanju poverljiva dokumentacija (ugovorom je zabranjeno distribuiranje zaštićenih podataka sa istih), advokatske kancelarije u većini slučajeva ovu dokumentaciju drže pod ključem ili na posebnom disku u vidu skeniranih datoteka. Ovaj način rada otežava i usporava proces poslovanja i to u trenutku kada je potrebno tu dokumentaciju predati zaposlenom za dalji rad na predmetu. Tada dolazi do nepotrebnog gubljenja vremena na razmeni, ukoliko se predaje u papiru, a dokumentacija se izlaže raznim manipulativnim aktivnostima ukoliko se dozvoli pristup zaštićenim datotekama na disku. Postavlja se pitanje, koliko je ovaj uobičajeni način rada bezbedan, efikasan i efektivan?

 

 

Materijalni gubitak je nadoknadiv novcem, ali poverenje nema cenu.

 

e potpisElektronski potpisani dokument sve više je u upotrebi i važno je čuvati ga i njime upravljati na adekvatan način i u skladu sa važećim Zakonima i podzakonskim aktima. Iz razloga bezbednosti i sigurnosti elektronskog potpisa na tim dokumentima, kao i samih dokumenata, nije preporučljivo da se ova dokumentacija čuva u folderima na računaru (što je čest slučaj). Elektronski potpis ima svoje karakteristike i u mnogome se razlikuje od klasičnog potpisa. Naime, kada se dokument potpiše elektronskim potpisom svaka dalja izmena dokumenta (ukoliko je dokument nastao u nekom editabilnom programu poput Word-a), pa čak i dodavanje tačke može poništiti punovažnost istog. Ove izmene uglavnom se dešavaju slučajno i na njih je teško uticati. Takođe, računarski virusi koji ipak mogu dospeti u računar i pored dobrog antivirusnog programa (korišćenjem interneta i preuzimanjem sadržaja, uglavnom nenamerno), mogu uništiti ne samo elektronski potpisan dokument već i celokupnu dokumentaciju i podatke sa računara.

 Sprečavanje rizika je moguće, a jedini način je da se elektronski potpisan dokument pretvori u zapis i da se kao takav čuva u elektronskoj arhivi. Ovako nešto nije moguće bez odgovarajućeg softverskog rešenja.

Specijalizovani program Advokat expertpodrazumeva unos pristigle dokumentacije u sistem i arhiviranje iste. Tim postupkom uneta dokumentacija se automatski raspoređuje prema unetim parametrima kao što su: po predmetima, klijentima, učesnicima, rokovima, advokatima koji vode slučaj i sl.

Unosom dokumentacije i njenih generalija (opisnih podataka) pruža se uvid, ne samo u podatke od tog dokumenta, već se može videti i sam dokument u prilogu. Softver podržava unos svih formata dokumenta kao što je: .doc, .jpg, .pdf, .png, .avi i sl. Ovim postupkom rada, dokumenta poput ugovora, predmeta, isprava i druge dokumentacije, korisnik može naći vrlo brzo i lako. Nakon obrade dokumenta, on postaje zapis i svaka dalja izmena nije moguća. Takav dokument može se videti i štampati po potrebi, ali se ne mogu vršiti izmene na njemu i na taj način je zaštićen od poništenja punovažnosti. Upravljanje dokumentacjom u okviru Advokat expert-a je unapred definisano shodno važećoj proceduri rada u konkretnoj advokatskoj kancelariji, sa ciljem potpune sigurnosti i bezbednosti dokumentacije. 

 

Ograničeno pravo uvida i rada nad dokumentacijom

 

Svaki zaposleni ima svoje korisničko ime i šifru kojom pristupa programu. Prilikom rada u Advokat expert-u, beleže se aktivnosti zaposlenih, izmene u dokumentima što za posledicu ima prikaz verzija dokumentacije. Kako bi sprečili uvid u sadržaj poverljive dokumentacije, omogućeno je dodeljivanje prava na uvid u sadržaj i rad na konkretnom dokumentu svakom korisniku posebno u skladu sa njegovim zaduženjima. Ovo dodeljivanje prava može vršiti administrator sistema odnosno osoba koja je dodatno obučena za napredan rad i podešavanja. Postavkom sistema, Edops tim postavlja Advokat expert u stanje trenutnih privilegija u radu, a kasnija podešavanja radi upravo administrator uz asistenciju Edops tim-a, naravno ako ima potrebe za predefinisanjem. Nivoe privilegija u radu u programu, definiše sam korisnik. Na primer, zaposleni može videti opisne podatke, ali ne i dokument (slika).

Sva arhivrana dokumentacija u sistemu čuva se na Arhiv serveru u kriptovanom (nečitljivom) formatu, tako da se sadržaj dokumenta ne može videti ukoliko korisnik ili treće lice nema instaliranu aplikaciju Advokat expert. Na ovaj način, dokumenta su bezbedno skladištena u arhivskom sistemu.

 

 Moduli Advokat experta

Program se sastoji iz sledećih modula i može biti modifikovan u skladu sa potrebama svake advokatske kancelarije:

  • Advokatska kancelarija - U okviru ovog modula postoje dodatni podmoduli kao što su zadaci, događaji, predmeti, ročišta, zahtevi, klijenti, poslovi-projekti, kalendar - planer, izveštaji...)
  • Pisarnica - Specifikacija dokumenta, delovodnik, prijem dokumenta, šifarnici, slanje dokumenta i dr.
  • Elektronska pošta - Dolazna, poslata, pročitana, nepročitana, spam, u slanju, nedovršena i dr.
  • Finansije i izveštavanje - Masovno fakturisanje, pdv, izvešzaji, računi i dr.

 

Praćenje rada u Elektronskoj advokatskoj kancelariji - Advokat expert

U okviru sotverskog rešenja Advokat expert omogućeno je praćenje kompletnog poslovanja odnosno praćenje svih predmeta i rada zaposlenih na predmetima. Ovo praćenje vrši se na osnovu zadataka, događaja i izveštaja.

 

ZADACI

U programu Advokat expert, mogu se kreirati tj. izdavati zadaci (radni nalozi) koji imaju sledeće podatke: 

·        Ime i prezime učesnika(izavaoca zadatka, lica kome je izdat zadatak, verifikatora zadatka)

·        Rok koji je dat za obavljanje zadatka svakom učesniku

·        vrsta i podrvrsta zadatka, naslov zadatka, broj predmeta 

 ·        Status  (u izradi, izdati, u toku, realizovani, verifikovani, odustalo se)

·        Vreme koje je određeni proveo na obavljanju zadatka

·        komentari učenika poput raznih vrsta napomeni, obaveštenja, primedbi i sl. (umesto email-ova)

·       Alarmi za podsećanje na rokove 

·        Praćenje statusa zadataka i učesnika je u realnom vremenu.

 

DOGAĐAJI  

Softversko rešenje omogućava evidenciju svih događaja svakog zaposlenog pojedinačno. Praktično se unosi datum i vreme nekog događaja, kao što su suđenja, ročišta, sastanci, konsultacije i druge obaveze u toku radnog vremena. 

Uvid u sve događaje zaposlenih pruža mogućnost bolje organizacije. Ako pođemo od činjenice da se može videti plan rada i periodi odsustva nekog od zaposlenih (zbog suđenja, zakazanih konsultacija, kao i drugih obaveza), lako se donosi zaključak o raspodeli novopristiglih predmeta zaposlenima u odnosu na njihovu zauzetost.

 

IZVEŠTAJI 

Na osnovu realizovanih zadataka i događaja svakog zaposlenog u advokatskoj kancelariji, mogu se automatski formirati dnevni izveštaji rada. Formiranje izveštaja (bilo da je u pitanju dnevni, nedeljni, mesečni ili za tačno određeni vremenski period) u Advokat expertu traje maksimalno 2 MINUTA. Gotovi izveštaji mogu se poslati na jednu ili više e-mail adresa ili se štampaju po potrebi.

 

MASOVNO FAKTURISANJE 

Fakturisanje za određeni period podrazumeva prikupljanje podataka sa svakog predmeta i pojedinačnu proveru cena radnji u postupku, u zavisnosti od vrste i vrednosti spora (tzv. advokatska tarifa), kao i informacije da li se konkretan predmet naplaćuje putem tarife ili Ugovorom o zastupanju. S obzirom da je definisanje cena advokatskih usluga komplikovano jer zavisi od dosta uslova, a sa druge strane mora biti besprekorno tačno, ova aktivnost predstavlja veliki teret i traži punu koncentraciju. Veoma često, podaci se proveravaju i nekoliko puta, a pre slanja računa.

U okviru softverskog rešenja Advokat expert razvijena je mogućnost masovnog fakturisanja.

Kako?

         Unošenjem dokumentacije i podataka u sistem, vrši se njihovo arhiviranje. Kada se u nekom trenutku želi izvršiti fakturisanje, na osnovu zadatih parametara, iz sistema se povlače podaci koji su definisani i na njih se automatski primenjuju advokatske tarife odnosno ugovorene cene (ako su definisane). Na osnovu obrađenih podataka nastaju fakture za predmete koji su imali zadovoljen bar jedan uslov u zadatom periodu. Uz svaku fakturu automatski se izrađuje dodatni izveštaj sa opisom realizacije radnje po hronološkom redu, tako da nema potrebe za dodatnim pojašnjavanjem prilikom dostave računa. Računi nastaju u vizuelnom obliku koji definiše korisnik, a mogu se poslati na definisani email ili na pisarnicu (podešava se na nivou svakog kupca način prijema računa), gde se dalje štampaju i šalju na fizičke adrese.

 

 baza znanja

 

BAZA ZNANJA

Priprema za ročište podrazumeva, pored pripreme dokumentacije, upoznavanje sa aktuelnim Zakonskim aktima, a rešavanje nekog predmeta iziskuje njihovo odlično poznavanje. Baza znanja je još jedna dodatna mogućnost Advokat expert-a u okviru koje advokati tokom rada unose sve Zakonske i podzakonske akte, službena mišljenja, pozitivne propise, evidentiraju nevažeće propise i sve što je potrebno pratiti prilikom rada na određenom predmetu. Pretraživanje baza znanja može biti vršeno preko unetih podela, delova reči, datuma, statusa i sl. Baza znanja može se koristiti kao prilog u radnjama, odnosno poboljšano dokumentovanje (tzv. link).

Svi zaposleni advokati imaju pristup podacima u realnom vremenu gde god da se nalaze, tako da je praćenje propisa ovim putem olakšano. Prilikom unosa novih propisa ili bilo kojih novina, svi zaposleni advokati se obaveštavaju o tome. Pretraga se može vršiti po datumu, nazivu, oblasti sudske prakse ili delu reči.

 

AUTOMATIZOVANA IZRADA ŽALBI, TUŽBI, OPOMENA I DRUGIH DOKUMENATA PREMA ŠABLONIMA 

Elektronska advokatska kancelarija ima u sebi, kao jednu od dodatnih mogućnosti izradu tzv. standardizovanih templejta (šablona) za definisanu vrstu dokumenata, kao što su žalbe, tužbe, opomene i drugu dokumentaciju. Ova funkcija omogućava automatsku izradu predhodno navedene dokumentacije tako što iz sistema povlači potrebne podatke (dužnik, klijent, iznos, vremenski period, datum izrade...) i na osnovu njih generiše traženi dokument, sa mogućnošću korekcije.

 

NEKE OD NAJVAŽNIJIH PREDNOSTI SOFTVERSKOG REŠENJA ADVOKAT EXPERT

 

·        Kvalitetna evidencija klijenata i predmeta - u sistemu se nalaze svi klijenti i svi predmeti,

gde svaki klijent može imati više predmeta, kao i kompletna dokumentacija u okviru svakog predmeta;

·        Praćenje svih rokova i planiranje obaveza na osnovu dobro prezentovanih podataka iz sistema;

·        Kontrola postignutih rezultata - za svaki predmet na kome se radi, sistem prikazuje sve uvezane zadatke i događaje kao i njihovo trajanje, ali i dokumenta iz tih zadataka;

·         Pregled predmeta od trenutka pristizanja prvog dokumenta sve do okončanja, jasno pregledno preko polja status;

·        Svim podacima i dokumentima, shodno dodeljenim pravima pristupa, može se pristupiti u bilo koje vreme i na bilo kojoj lokaciji uz postojanje interneta;

·        Sva dokumentacija u elektronskom obliku je u potpunosti bezbedna i trajno sačuvana (vrši se svakodnevni automatski backup sistema).

 

ŠTA POKAZUJE ISTRAŽIVANJE

 

U saradnji sa našim korisnicima, pratili smo rad i učinak preduzeća pre i nakon uvođenja programskog rešenja i došli do iznenađujućih rezultata. Programsko rešenje Elektronske pisarnice uticalo je na smanjenje troškova u obavljanju rutinskih operacija i to čak 10 puta. 

 

tabela

 

 

ISKUSTVO ADVOKATA U PRIMENI SOFTVERSKOG REŠENJA

andreja nikolicBiti pravnik u advokatskoj kancelariji veoma je zahtevan posao, traži dosta vremena za rad i analizu, uvek je borba sa vremenom i rokovima i svakodnevna pitanja su: ko je danas i gde na terenu, šta treba da uradim hitno, gde je dokument po kome radim neku radnju u postupku i sl. Mene kao menađžera i pravnika, pored ovog interesuje ko, koliko i šta je uradio, da li je to što je uradio dobro i u skladu sa zakonom, da li je neko uzeo neki dokument iz predmeta koji nije njegov, kad ističu rokovi za žalbu, da li je primio uručenje...I na kraju, mesec i prođe, ali dolazi najlepši deo fakturisanje usluga koji je zapravo prava noćna mora. A onda početkom meseca i telefonski pozivi klijenata za pojašnjenjem fakture.
Promenio sam dosta namenskih softvera za advokatske kancelarije i svaki je imao neki problem, pa sam došao u situaciju da koristim istovremeno tri programa. I tada sam shvatio da na taj način ja ne mogu da funkcionišem. 
Sasvim slučajno, saznadoh za EDOPS, tako ih zovem. Ispričao sam svoje probleme, oni iscrtaše tokove podataka, ja iscrtah svoje, crtali smo nekoliko puta i na kraju se rukovasmo u znak da sarađujemo i da ću dobiti program koji će mi obezbediti praćenje mog poslovanja baš takvog kakvo jeste. Bilo mi je potrebno neko vreme da savladam sve alate koje ovaj program poseduje i sada sa zadovoljstvom smišljam poboljšanja, jer mi program fakturiše za nekoliko minuta i pravi specifikaciju sa taksativnim aktivnostima mojih saradnika uz fakturu. Hvala Edops saradnicima na strpljenju da mi pojasne informacione tehnologije i primenu u procesima.

Andreja Nikolić, pravnik
Advokatska kancelarija Nikolić
www.nikolic-advokat.co.rs

 

 

 ŠTA DOBIJATE IMPLEMENTACIJOM SOFTVERSKOG REŠENJA ADVOKAT EXPERT 

 

  • POTPUNU KONTROLU POSLOVANJA - Mogućnost praćenja rada na svim predmetima i rada zaposlenih, kao i njihove zauzetosti.
  • PREDNOST NAD KONKURENCIJOM - Sigurnost i bezbednost dokumentacije i kompletnog poslovanja koje obezbeđuje apsolutno poverenje klijenata i ogromne konkurentne prednosti
  • BRZO I EFIKASNO REŠAVANJE PREDMETA - Uštedama na klasičnom arhiviranju dokumentacije i manuelnoj pretrazi iste, skraćuje se vreme provedeno na rešavanju predmeta, dok su svi podaci i dokumenta trenutno dostupni
  • PRISTUP DOKUMENTACIJI U SISTEMU U REALNOM VREMENU I NA BILO KOJOJ LOKACIJI - Celokupna dokumentacija se nalazi u sistemu i njoj se može pristupiti u bilo kom trenutku i pratiti trenutna dešavanja sa bilo koje lokacije. Ukoliko jedna advokatska kancelarija ima svoj poslovni prostor na više lokacija u različitim gradovima, poslovanje se obavlja neometano uz pristup istom sistema.

 

ZAŠTO ODABRATI ADVOKAT EXPERT?

  • Tvorci programa Edops tim ima više od 15 godina iskustva
  • Program se može koristiti na bilo kom jeziku
  • Garancija kvaliteta
  • Obuka korisnika
  • Profesionalna tehnička podrška 24h
  • Mogućnost brzog i lakog dodavanja novih funkcija u skladu sa specifičnim potrebama kancelarije
  • Korišćenje svih formata dokumenata
  • Pristup aplikaciji sa različitih uređaja (mobilni telefon, računar, tablet...) i još mnogo toga.

 

SPECIJALNA NOVOGODIŠNJA PONUDA

NOVA GODINA PNG

 

NOVOGODIŠNJI POKLON

POKLON

Za sve zakazane prezentacije do 31.12.2018. na POKLON BESPLATNO dobijate EDOPS messenger. Specijalna aplikacija za razmenu dokumentacije i sadržaja u svih zaposlenih advokata koja je integrisana sa softverom Advokat expert. Pristupite dokumentaciji sa Vašeg mobilnog uređaja gde god da se nalazite. Pratite rad kancelarije dok ste na odmoru. 

 

Zakažite besplatnu prezentaciju ovde.

 

Više o programu i njegovim mogućnostima, kao i zakazivanje besplatne prezentacije softvera Advokat expert možete izvršiti ovde. Na realnom primeru u Vašoj kancelariji, pokazaćemo Vam kako program funkcioniše i kako može rešiti konkretne probleme sa kojima se susrećete.

 

PDF VODIČ - Kako prevazići najveće izazove Advokatske kancelarije. Prijavite se na našu e-mail listu i poslaćemo Vam PDF vodič kroz sve izazove Advokatske kancelarije i načine da ih prevaziđete.

logo-13.png
Zorana Đinđića 3/2 Kragujevac, Srbija

info@edops.com

+381 34 304404
+381 34 304403
© Copyright 2019 EDOPS Solutions. All Rights Reserved.

Search