fbpx
+381 34 304403

+381 34 304404

ul. Zorana Đinđića 3/2 Kragujevac, Srbija
info@edops.com

e - Advokatska kancelarija

e-Advokatska kancelarija

Koji advokat (i advokatski pripravnik) radi na određenom predmetu? Koliko dugo? Gde je predmet? Koji je trenutni status tog predmeta? Kada je suđenje (radnja u postupku)? Kada ističu rokovi?

 

Kao advokat, da li odgovore na ova pitanja imate sada i odmah za svaki predmet? Koliko Vam je zaista potrebno vremena da dođete do ovih i sličnih informacija? Da li to vreme možete naplatiti? Verovatno ne, ali vas svakako košta.

Vreme je novac, a gubljenje vremena u savremenom poslovanju je postalo preskupo.

Elektronska advokatska kancelarija - Advokat expert je specijalizovan softver koji omogućava potpuno inovativni pristup u svakodnevnom radu advokatskih kancelarija. Softver ima brojne mogućnosti i prednosti u odnosu na tradicionalno papirno poslovanje. Tokom više godina praktične primene, dizajniran je u skladu sa potrebama i navikama svakog korisnika.

 

 Kako je nastao  "ADVOKAT EXPERT"

 

Advokat expert nastao je na osnovu zahteva jedne advokatske kancelarije koja je imala potrebu da zameni nekoliko namenskih aplikacija u trenutnom korišćenju. Te aplikacije nisu bile povezane, a podaci su se unosili više puta, što je uzrokovalo neracionalno trošenje vremena i neusaglašenost podataka u krajnjem rezultatu. Svaka od tih aplikacija je bila statički postavljena (vidjeno-kupljeno), bez mogućnosti prilagođavanja krajnjem korisniku i njegovim potrebama. Praktično, one su završavale delimičnu evidenciju.

Pored standardnog paketa Advokat expert koji sadrži funkcionalnosti koje su potrebne svim advokatskim kancelarijama, uvek postoji mogućnost dodavanja novih korisnih detalja u programu (koji imaju dobru upotrebnu vrednost). EDOPS tim polazi od činjenice da je svaka advokatska kancelarija jedinstvena i da ima svoje specifične potrebe.

U skladu sa tim, softver da se prilagođava korisniku, a ne korisnik softveru.

Najčešći problemi jedne advokatske kancelarije

Nova generacija rešenja za arhiviranje podataka 123

 Arhiviranje, skladištenje i upravljanje dokumentacijom

 

Kako trenutno arhivirate dokumentaciju? Koliko Vam je potrebno vremena da pronađete konkretni podatak ili dokument? Predpostavimo da svaki zaposleni advokat bar odokativno zna gde se nalazi dokument koji mu je u datom trenutku potreban. Ako je tako, da li se ostali zaposleni mogu snaći podjednako dobro u traženju tuđe dokumentacije? Verovatno ne! Ako pri tom uzmemo u obzir mogućnost gubitka dokumentacije i neovlašćenog (nekontrolisanog), što nije tako redak slučaj, može se zaključiti da takav način poslovanja neminovno može poljuljati dugogodišnje poverenje klijenata.

Poverenje je temelj svake uspešne advokatske kancelarije i o tome posebno treba voditi računa. Gubitak, otvorena dostupnost i poništenje punovažnosti dokumentacije iz bilo kog razloga (slučajno pocepan, isprljan papir...) je nedopustiv u vremenu savremenih tehnoloških rešenja.

 

potpis1

Poverljiva dokumentacija i elektronski potpisan dokument

 

Kada je u pitanju poverljiva dokumentacija (ugovorom je zabranjeno distribuiranje zaštićenih podataka sa istih), advokatske kancelarije u većini slučajeva ovu dokumentaciju drže pod ključem ili na posebnom disku u vidu skeniranih datoteka. Ovaj način rada otežava i usporava proces poslovanja u trenutku kada je potrebno tu dokumentaciju predati zaposlenom za dalji rad na predmetu. Tada dolazi do nepotrebnog gubljenja vremena na razmeni i dokumentacija se izlaže raznim manipulativnim aktivnostima. Pri radu sa tom dokumentacijom, a koja se nalazi na stolu i može se lako zloupotrebiti. Postavlja se pitanje, koliko je ovaj uobičajeni način čuvanja poverljive dokumentacije bezbedan?

 

 

Materijalni gubitak je nadoknadiv novcem, ali poverenje nema cenu.

 

e potpis Elektronski potpisani dokument je sve više u upotrebi i važno je čuvati ga i njime upravljati na adekvatan način i u skladu sa važećim Zakonima i podzakonskim aktima. Iz razloga bezbednosti i sigurnosti elektronskog potpisa na tim dokumentima, kao i samih dokumenata, nije preporučljivo da se ova dokumentacija drži u folderima na računaru (što je čest slučaj). Elektronski potpis ima svoje specifičnosti i u mnogome se razlikuje od klasičnog potpisa. Naime, kada se dokument potpiše elektronskim potpisom svaka dalja izmena dokumenta (ukoliko je dokument nastao u nekom editabilnom programu poput Word-a), pa čak i dodavanje tačke može poništiti punovažnost istog. Ove izmene se uglavnom dešavaju slučajno i na njih je teško uticati. Takođe, virusi koji lako dospevaju u računar (korišćenjem interneta i preuzimanjem sadržaja, uglavnom nenamerno) mogu uništiti ne samo elektronski potpisan dokument, već i celokupnu dokumentaciju i podatke sa računara.

 Sprečavanje rizika je moguće, a jedini način je da se elektronski potpisan dokument pretvori u zapis i da se kao takav čuva u elektronskom obliku. Ovako nešto nije moguće bez odgovarajućeg softverskog rešenja.

Specijalizovani program Advokat expert podrazumeva unos celokupne pristigle dokumentacije u sistem i njihovo arhiviranje. Tim postupkom uneta dokumentacija se automatski raspoređuje po predmetu, klijentima, učesnicima, rokovima, advokatima koji vode slučaj, zatim se definiše vrednost spora, status dokumenta i sve ostalo što je potrebno.

Unosom dokumentacije i njenih generalija pruža se uvid, ne samo u podatke sa tog dokumenta, već se može videti i sam dokument u vidu slike (softver podržava sve formate, pa se u njemu mogu čuvati i druge datoteke kao što je avi; doc; png; jpg. i mnogi drugi). Time se svaki ugovor, predmet, isprava i druga dokumentacija može naći vrlo brzo i lako, a da se potom ima uvid u celokupan tekst na dokumentu. Nakon potpisivanja dokumenta elektronskim potpisom, on postaje zapis i svaka dalja izmena nije moguća. Takav dokument se može videti i štampati po potrebi, ali se ne mogu vršiti izmene na njemu i na taj način je zaštićen od poništenja punovažnosti. Upravljanje dokumentacjom u okviru Elektronske advokatske kancelarije - Advokat expert je unapred definisano sa ciljem potpune sigurnosti i bezbednosti dokumentacije. 

 

Ograničeno pravo uvida i rada nad dokumentacijom

 

Svaki zaposleni advokat ima svoje korisničko ime i šifru kojom pristupa sistemu. Prilikom rada u Advokat expertu, beleži se svaki njegov postupak odnostno vreme rada na konkretnom dokumentu, kao i izmene istog i na osnovu toga kreiranje verzija dokumentacije. Kako bi sprečili uvid u sadržaj poverljive i druge dokumentacije koja je dodeljena za rad drugom advokatu i osigurali bezbednost poslovanja Advokatske kancelarije, omogućeno je dodeljivanje prava na uvid u sadržaj i rad na konkretnom dokumentu svakom korisniku posebno u skladu sa njegovim zaduženjima. Ovo dodeljivanje prava može vršiti samo administrator tj. rukovodilac Advokatske kancelarije.

Dokumentacija u sistemu je kriptovana tj. zaključana, tako da se sadržaj dokumenta ne može videti ukoliko korisnik ili treće lice nema pravo nad dokumentom. Na taj način, rad sa poverljivom dokumentacijom značajno je olakšan jer korisnici koji imaju pravo na rad sa tim dokumentima, mogu im pristupiti brzo i lako i to sa bilo koje lokacije uz uslov postojanja interneta.

 

 Praćenje rada u Elektronskoj advokatskoj kancelariji - Advokat expert

 

U okviru sotverskog rešenja Advokat expert omogućeno je praćenje kompletnog poslovanja odnosno praćenje svih predmeta i rada zaposlenih advokata na predmetima. Ovo praćenje vrši se na osnovu zadatka, događaja i izveštaja.

 

ZADACI

         O okviru softverskog rešenja Advokat expert, mogu se kreirati tj. izdati dnevni, nedeljni ili mesečni zadaci koji imaju sledeće karakteristike:

 

·        Status (izdati, u toku ili realizovani)

·        Ime i prezime učesnika(izavaoca, lica kome je izdat zadatak, kao i verifikatora)

·        Rok koji je dat za obavljanje zadatka

·        Vreme koje je određeni proveo na obavljanju zadatka (tačan broj sati i minuta)

·        Kada je zadatak završen, on se označava i dobija status “REALIZOVAN” i po potrebi se može priložiti dokument u       vidu izveštaja

·        U okviru zadatka se mogu ostavljati komentari poput raznih vrsta napomeni, obaveštenja, primedbi i sl.

·        Praćenje rada na zadacima je u realnom vremenu

 

DOGAĐAJI  

         Softversko rešenje omogućava evidenciju svih događaja svakog advokata tj. zaposlenog pojedinačno. Praktično se obeležavaju važni datumi i vreme nekog događaja, kao što su suđenja, ročišta, sastanci, konsultacije i druge važne obaveze u toku određenog perioda. Prilikom označavanja datuma i vremena, mogu se uključiti i alarmi, kao podsetnik.

Alarmi se mogu podesiti za uključivanje u trenutku nastanka događaja, kao i određeno vreme pre nego što događaj nastupi (npr. označi se vreme alarma 2h pre događaja i u to vreme dobija se obaveštenje u vidu poruke o početku njegove realizacije).

Uvid u sve događaje zaposlenih pruža dodatnu mogućnost bolje organizacije. Ako pođemo od činjenice da se može videti plan rada i periodi odsustva nekog od advokata (zbog suđenja, zakazanih konsultacija, kao i drugih obaveza), lako se donosi zaključak o raspodeli novopristiglih predmeta zaposlenima u odnosu na njihovu zauzetost.

 

IZVEŠTAJI 

Na osnovu realizovanih zadataka i događaja svakog advokata, mogu se automatski formirati dnevni izveštaji. Formiranje izveštaja (bilo da je u pitanju dnevni, nedeljni, mesečni ili za tačno određeni vremenski period) u Advokat expertu traje svega 3 MINUTA. Gotovi izveštaji se dalje mogu poslati na jednu ili više e-mail adresa ili se po potrebi štampaju.

 

MASOVNO FAKTURISANJE 

         Obzirom da samo fakturisanje za određeni period podrazumeva prikupljanje podata sa svakog predmeta pojedinačno kako bi došli do informacija da li se radi o krivičnom ili drugom postupku, da li je u pitanju žalba, izlazak na ročište ili neka druga radnja, koja je vrednost spora i brojne druge informacije, u okviru softverskog rešenja Advokat expert razvijena je mogućnost masovnog fakturisanja.

Kako?

         Unošenjem dokumentacije i podataka u sistem, vrši se njihovo arhiviranje. Kada se u nekom trenutku želi izvršiti fakturisanje, na osnovu zadatih parametara, iz sistema se izvlače podaci koji su traženi i koji se automatski vezuju za advokatske tarife. Na osnovu tih podataka izrađuju se fakture za sve predmete koji su imali bar jednu radnju u tom periodu. Uz svaku fakturu automatski se izrađuje prilog sa svim stavkama (kao i taksama za svaku stavku posebno) po hronološkom redu, tako da nema potrebe za dodatnim pojašnjavanjem prilikom naplate stavki. Takve fakture mogu se poslati na e-mail ili na pisarnicu, gde se dalje štampaju i šalju na fizičke adrese.

 

 baza znanja

 

BAZA ZNANJA

Priprema za ročište podrazumeva, pored pripreme dokumentacije, upoznavanje sa aktuelnim Zakonskim aktima, a rešavanje nekog predmeta iziskuje njihovo odlično poznavanje. Baza znanja je još jedna dodatna mogućnost Elektronske advokatske kancelarije u okviru koje advokati tokom rada unose sve Zakonske i podzakonske akte, službena mišljenja, pozitivne propise, nevažeće propise i sve što je potrebno pratiti prilikom rada na određenom predmetu.

Svi zaposleni advokati imaju pristup podacima u realnom vremenu gde god da se nalaze, tako da je praćenje propisa ovim putem olakšano. Prilikom unosa novih propisa ili bilo kojih novina, svi zaposleni advokati se obaveštavaju o tome. Pretraga se može vršiti po datumu, nazivu, oblasti sudske prakse ili čak na osnovu ključne reči.

 

AUTOMATIZOVANA IZRADA ŽALBI, TUŽBI, OPOMENA I DRUGIH DOKUMENATA PREMA ŠABLONIMA 

Elektronska advokatska kancelarija ima u sebi, kao jednu od dodatnih mogućnosti izradu tzv. standardizovanih templejta (šablona) za definisanu vrstu dokumenata, kao što su žalbe, tužbe, opomene i drugu dokumentaciju. Ova funkcija omogućava automatsku izradu predhodno navedene dokumentacije tako što iz sistema povlači potrebne podatke (dužnik, klijent, iznos, vremenski period, datum izrade...) i na osnovu njih sačinjava traženi dokument.

 

NEKE OD NAJVAŽNIJIH PREDNOSTI SOFTVERSKOG REŠENJA ADVOKAT EXPERT

 

·        Kvalitetna evidencija klijenata i predmeta (u sistemu se nalaze svi klijenti i svi predmeti,

gde svaki klijent može imati više predmeta, kao i kompletna dokumentacija u okviru svakog predmeta)

·        Poštovanje svih rokova i planiranje obaveza na osnovu dobro organizovanog sistema

·        Kontrola postignutih rezultata (za svaki predmet na kome se radi, sistem meri vreme od trenutka

otvaranja dokumenta do trenutka njegovog zatvaranja i time vidimo ukupno vreme provedeno na jednom predmetu)

·         Praćenje predmeta od trenutka pristizanja prvog dokumenta sve do donošenja konačne odluke suda i naplate od klijenata

·        Svim podacima se može pristupiti u bilo koje vreme i na bilo kojoj lokaciji, što praktično znači

da su svi podaci o predmetima i klijentima uvek dostupni

·        Sva dokumentacija u elektronskom obliku je u potpunosti bezbedna i trajno sačuvana

 

ŠTA POKAZUJE ISTRAŽIVANJE

 

U saradnji sa našim korisnicima, pratili smo rad i učinak preduzeća pre i nakon uvođenja programskog rešenja i došli do iznenađujućih rezultata. Programsko rešenje Elektronske pisarnice uticalo je na smanjenje troškova u obavljanju rutinskih operacija i to čak 10 puta. 

 

tabela

 

 

ISKUSTVO ADVOKATA U PRIMENI SOFTVERSKOG REŠENJA

andreja nikolicBiti pravnik u advokatskoj kancelariji veoma je zahtevan posao, traži dosta vremena za rad i analizu, uvek je borba sa vremenom i rokovima i svakodnevna pitanja su: ko je danas i gde na terenu, šta treba da uradim hitno, gde je dokument po kome radim neku radnju u postupku i sl. Mene kao menađžera i pravnika, pored ovog interesuje ko, koliko i šta je uradio, da li je to što je uradio dobro i u skladu sa zakonom, da li je neko uzeo neki dokument iz predmeta koji nije njegov, kad ističu rokovi za žalbu, da li je primio uručenje...I na kraju, mesec i prođe, ali dolazi najlepši deo fakturisanje usluga koji je zapravo prava noćna mora. A onda početkom meseca i telefonski pozivi klijenata za pojašnjenjem fakture.
Promenio sam dosta namenskih softvera za advokatske kancelarije i svaki je imao neki problem, pa sam došao u situaciju da koristim istovremeno tri programa. I tada sam shvatio da na taj način ja ne mogu da funkcionišem. 
Sasvim slučajno, saznadoh za EDOPS, tako ih zovem. Ispričao sam svoje probleme, oni iscrtaše tokove podataka, ja iscrtah svoje, crtali smo nekoliko puta i na kraju se rukovasmo u znak da sarađujemo i da ću dobiti program koji će mi obezbediti praćenje mog poslovanja baš takvog kakvo jeste. Bilo mi je potrebno neko vreme da savladam sve alate koje ovaj program poseduje i sada sa zadovoljstvom smišljam poboljšanja, jer mi program fakturiše za nekoliko minuta i pravi specifikaciju sa taksativnim aktivnostima mojih saradnika uz fakturu. Hvala Edops saradnicima na strpljenju da mi pojasne informacione tehnologije i primenu u procesima.

Andreja Nikolić, pravnik
Advokatska kancelarija Nikolić
www.nikolic-advokat.co.rs

 

 

 ŠTA DOBIJATE IMPLEMENTACIJOM SOFTVERSKOG REŠENJA ADVOKAT EXPERT 

 

  • POTPUNU KONTROLU POSLOVANJA - Mogućnost praćenja rada na svim predmetima i rada zaposlenih advokata, kao i njihove zauzetosti.
  • PREDNOST NAD KONKURENCIJOM - Sigurnost i bezbednost dokumentacije i kompletnog poslovanja uz pomoć softverskog rešenja Advokat expert koje obezbeđuje apsolutno poverenje klijenata i ogromne konkurentne prednosti
  • BRZO I EFIKASNO REŠAVANJE PREDMETA - Uštedama na klasičnom arhiviranju dokumentacije i manuelnoj pretrazi iste, skraćuje se vreme provedeno na rešavanju predmeta, dok su svi podaci trenutno dostupni
  • PRISTUP DOKUMENTACIJI U SISTEMU U REALNOM VREMENU I NA BILO KOJOJ LOKACIJI - Celokupna dokumentacija se nalazi u sistemu i njoj se može pristupiti u bilo kom trenutku i pratiti trenutna dešavanja sa bilo koje lokacije
  • MOGUĆNOST PRAĆENJA VIŠE POSLOVNIH OBJEKATA JEDNE ADVOKATSKE KANCELARIJE - Ukoliko jedna advokatska kancelarija ima svoj poslovni prostor na više lokacija u različitim gradovima, poslovanje se obavlja neometano uz pristup istom sistemu

 

ZAŠTO ODABRATI EDOPS?

  • Više od 15 godina iskustva
  • Program se može koristiti na bilo kom jeziku
  • Garancija kvaliteta
  • Obuka korisnika
  • Profesionalna tehnička podrška 24h
  • Mogućnost dodavanja novih funkcija u skladu sa specifičnim potrebama kancelarije

 

SPECIJALNA NOVOGODIŠNJA PONUDA

NOVA GODINA PNG

 

NOVOGODIŠNJI POKLON

POKLON

Za sve zakazane prezentacije do 31.12.2018. na POKLON BESPLATNO dobijate EDOPS messenger. Specijalna aplikacija za razmenu dokumentacije i sadržaja u svih zaposlenih advokata koja je integrisana sa softverom Advokat expert. Pristupite dokumentaciji sa Vašeg mobilnog uređaja gde god da se nalazite. Pratite rad kancelarije dok ste na odmoru. 

 

Zakažite besplatnu prezentaciju ovde.

 

Više o programu i njegovim mogućnostima, kao i zakazivanje besplatne prezentacije softvera Advokat expert možete izvršiti ovde. Na realnom primeru u Vašoj kancelariji, pokazaćemo Vam kako program funkcioniše i kako može rešiti konkretne probleme sa kojima se susrećete.

 

PDF VODIČ - Kako prevazići najveće izazove Advokatske kancelarije. Prijavite se na našu e-mail listu i poslaćemo Vam PDF vodič kroz sve izazove Advokatske kancelarije i načine da ih prevaziđete.

logo-13.png
Zorana Đinđića 3/2 Kragujevac, Srbija

info@edops.com

+381 34 304404
+381 34 304403
© Copyright 2018 EDOPS Solutions. All Rights Reserved.

Search