Blog

Šta je delovodna knjiga i čemu služi?

Delovodna knjiga služi preduzećima da vode evidenciju o celokupnoj ulaznoj i izlaznoj dokumentaciji na način da svaki dokument ima svoj delovodni broj i kratki opis po kome se vodi u knjizi. Cirkulacija dokumentacije se takođe beleži u knjizi i olakšava preduzećima da upravljaju dokumentacijom. Vodjenje delovodne knjige prema Zakonu nije obavezno, međutim praksa preduzeća je da vode evidenciju dokumentacije u delovodniku. Obzirom da u preduzeću cirkuliše dokumentacija koja može nastati u samom preduzeću (interna), kao i dokumentacija koja dolazi u peduzeće od kupaca, dobavljača i ostalih klijenata (eksterna), tako delovodna knjiga sadrži internu, primljenu i otpremljenu dokumentaciju. Dokumentacija koja se vodi u delovodniku može biti raznolika. Uglavnom se radi o fakturama, ugovorima, dopisima, računovodstvenim ispravama, molbama, žalbama, izveštajima, zahtevima, potvrdama, uverenjima i brojnoj drugoj dokumentaciji u zavisnosti od delatnosti preduzeća.

Koji podaci se unose u delovodnik?

Kako bi preduzeće imalo što detaljnije informacije o prijemu, cirkulaciji i izdavanju dokumentacije, ono u delovodnu knjigu upisuje sledeće podatke za svaki dokument posebno:

• Delovodni broj (prilikom prijema dokumenta dodeljuje mu se delovodni broj i njegovo kretanje se dalje vodi pod tim istim brojem);
• Datum prijema dokumenta ili izdavanja/slanja;
• Vrsta dokumenta koji se zavodi (da li je u pitanju ugovor, faktura, žalba, molba, izveštaj i slično);
• Kratak opis dokumenta;
• Podaci o licu koje prima, kome se izdaje ili o licu kome se šalje dokument;
• Način na koji će dokument biti dostavljen (poštom, email-om, faksom, direktnom dostavom);
• Razne vrste napomeni ili prigovora/obaveštenja ukoliko ih ima.

Celokupna evidencija dokumentacije u delovodniku se vodi po hronološkom redu, odnosno kako dokumenta pristižu i izdaju se, tako se vrši evidencija istih u delovodnu knjigu, dok se sam dokument fizički skladišti u registratoru koji mu pripada. Prilikom ove evidencije preduzeće treba voditi računa o tome koliko se koji dokument čuva prema Zakonskim propisima (neka dokumentacija se čuva nekoliko godina od trenutka nastanka, dok se određena dokumentacija čuva trajno).

Koju dokumentaciju treba čuvati trajno, a koju samo određeni vremenski period i koji je to period?

Prema Zakonu o računovodstvu, sledeća dokumentacija se čuva određeni vremenski period:

– Finansijske izveštaje ( kao što su bilans stanja, bilans uspeha, statistički izveštaji i drugi izveštaji iz ovog seta) i izveštaje o reviziji preduzeća su dužna da čuvaju 20 godina od trenutka njihovog nastanka;

– Dnevnik, glavnu knjigu i godišnji izveštaj o poslovanju preduzeća moraju da čuvaju narednih 10 godina od trenutka njihovog nastanka;

– Pomoćne knjige, kao što je npr. KEPU knjiga, i isprave na osnovu kojih se knjiže ( a to su računi, izvodi sa tekućeg računa, knjižna odobrenja, knjižna zaduženja, izjave o kompenzaciji, kalkulacije, obračuni poreza, rekapitulacije zarada, obračuni zakupa, itd.) Preduzeća moraju čuvati nešto kraći vremenski period od 5 godina;

– Isplatne liste i analitička evidencija zarada čuvaju se trajno prema Zakonu o računovodstvu.

Pored Zakona o računovodstvu, na vremenski period čuvanja dokumentacije utiče i Zakon o PDV-u. Naime, ovaj Zakon obavezuje sve privredne subjekte koji su u sistemu PDV-a da račune koje su uneli u PDV evidenciju moraju čuvati najmanje 10 godina, dok privredni subjekti koji nisu u sistemu PDV-a, ove računa moraju čuvati narednih 5 godina.

Sva fiskalna dokumentacija (poput fiskalnog računa, kontrolne trake,dnevnih i periodničnih izveštaja) koja može brzo izbledeti i čiji se podaci lako mogu izgubiti, mora se čuvati najmanje 3 godine.

Preglednost cirkulacije dokumentacije u delovodnoj knjizi

Već smo rekli da se prijem i izdavanje celokupne dokumetacije u preduzeću vodi u delovodnoj knjizi, što deluje kao savršena formula za praćenje cirkulacije dokumenata i mogućnost upravljanja istim.

Na drugi pogled, pretraga konkretnog dokumenta, a pogotovo ukoliko se radi o preduzećima gde je svakodnevna fluktuacija dokumentacije izrazito velika (kao što je Advokatska kancelarija) pretvara se u noćnu moru. Praćenje dokumentacije i poslovanja uopšte postaje nemoguća misija. Postavlja se pitanje, koliko je ova knjiga zaista korisna u savremenom poslovanju? 

Pregled kretanja dokumentacije u jednom preduzeću gde postoji visoka fluktuacija dokumenata na dnevnom nivou od prilike izgleda kao na slici iznad. Praktično, potrebno je dosta vremena da se pronađe konkretni dokument. Mnoga preduzeća ovu vrstu evidencije vode u Exel tabelama, međutim, rezulatat je skoro isti.

Nepreglednost, nesistematičnost i na kraju neefikasnost.

Evidencija dokumentacije se mora voditi na neki način, ukoliko preduzeće želi imati uvid i pratiti svoje poslovanje. Savremeno doba, pored standardne dokumentacije koja je oduvek postojala, sve više obuhvata elektronsku i elektronski potpisanu dokumentaciju.

 Ako imamo samo delovodnik kao sredstvo evidentiranja dokumentacije, kako onda postupiti prema dokumentaciji koja je izvorno nastala u elektronskom obliku i zahteva adekvatno čuvanje i upravljanje u skladu sa Zakonski propisima?

Delovodnik i elektronski potpis

Elektronski potpis je produkt sve bržeg razvoja privrede koji više ne asocira na daleku budućnost, već slobodno možemo reći da zauzima značajno mesto među dokumentacijom preduzeća. Hteli to ili ne, ova dokumentacija je postala stvarnost i sada je samo pitanje kako i na koji način čuvati i upravljati ovom dokumentacijom. S obzirom da elektronski potpisan dokument izvorno nastaje u elektronskom obliku, kao takav predstavlja original. Štampanje ove dokumentacije smatra se fotokopijom, te stoga moramo imati adekvatne uslove čuvanja iste.

Postoji još jedna specifičnost kada je u pitanju elektronski potpisana dokumentacija. Ona uglavnom nastaje u editabilnim programima poput Word-a u kome postoji mogućnost dodatnih izmena, te ih ne možemo adekvatno čuvati na računaru iz dva razloga:

1. Pošto se samo ulaskom u dokument i dodavanjem razmaka ili tačke automatki poništava punovažnost elektronskoog potpisa, čuvanjem ove dokumentacije na računaru postoji ogromni rizik slučajnog ulaska i poništavanja elektronski potpisane dokumentacije.
2. Virusi koji napadaju računar (što je izuzetno čest slučaj) mogu uništiti punovažnost elektronskog potpisa, a time i samog dokumenta;