Elektronska arhiva

Dokumentacija preduzeća je od velikog značaja i to je jasno, ali kada se radi o skladištenju i čuvanju tih dokumenata, mnoga preduzeća taj segment poslovanja stavljaju u drugi plan i oslanjaju se na fizičko skladištenje i čuvanje mnoštva papira na različitim mestima u preduzeću.

Problemi čuvanja papirne dokumentacije

Problem nastaje kada treba pronaći konkretni dokument odnosno tačan podatak na tom dokumentu. Postoje i drugi problemi kod čuvanja ili skladištenja dokumenata u papirnom obliku kao što su:

1.     Papir vremenom bledi (postaje teško čitljiv, a time i manje razumljiv i upotrebljiv)

2.      Papir se može uništiti (pocepati, isprljati, čime se može osporiti punovažnost dokumenta)

3.     Gubljenje vremena u razmeni pronađenog dokumenta (uzet dokument iz papirne arhive

nosi se na uvid radi analize, a potom nema sigurnosti da je i vraćen nazad u arhivu).

4.     Potreban je dodatni fizički prostor za skladištenje dokumentacije

5.     Uvek postoji opasnost od nepogoda kao što su požari, poplave (koje mogu uzrokovati trajni gubitak dokumenata)

Postavlja se pitanje, kako rešiti sve navedene probleme jednim rešenjem?

Rešenje – Elektronska arhiva

         Rešenje postoji i vrlo je jednostavno, a to je prevođenje celokupne dokumentacije u elektronski oblik. U okviru EDOPS Document Office-a postoji poseban modul namenjen elektronskoj arhivi pod nazivom Elektronska pisarnica (EDOPS^pis). Unutar ovog modula moguće je svu dokumentaciju:

1. Elektronski arhivirati (izvršiti digitalizaciju)

2. Efikasno upravljati dokumetacijom (validirati, razmenjivati, pretraživati,kontrolisati pristup)

3. Čuvati je tj. skladištiti je na bezbednom mestu

Program isplaćuje sam sebe. Kako?

Ukoliko preduzeće odluči da unapredi svoje poslovanje uvođenjem EDOPS Dokument Office i njegovog modula EDOPS^pis, celokupnu investiciju može isplatiti u jako kratkom periodu. Isplativost se realizuje preko:

·        Uštede u štampi

·        Smanjenju vremena pri validaciji i distribuciji dokumenta

·        Dokument je dostupan shodno pravima pristupa, kako unutar preduzeća, tako i izvan preduzeća

·        Nema izgubljenog dokumenta

            Dodatna ušteda se može ostvariti digitalizacijom postojećih bitnih dokumenata koji su nastali tokom poslovanja pre uvođenja elektronske arhive i od tog trenutka rad sa tim dokumentima je elektronski.

         Pošto su razlozi uvođenja bespapirnog poslovanja u svakodnevni rad evidentno neoborivi, postavlja se pitanje bezbednosti te dokumentacije.

Koliko je dokumentacija koja je arhivirana u elektronskom obliku bezbedna?

         Bezbednost dokumenata u elektronskoj arhivi ogleda se u:

1.     Lakom definisanju prava pristupa kao i prava u radu sa dokumentima (pravo gledanja, štampanja, snimanja, brisanja..)

2.     Bezbedonosne kopije sistema su automatizovane na jednu ili više lokacija

3.     Uvek je vidljiva poslednja verzija dokumenta bez obzira na mesto pristupa.

4.     Jasno su vidljive izmene u podacima i dokumenima i obrazložene su imenom korisnika, vremenom, imenom računara na kome se desila promena

5.     Nema gubljenja dokumenta

6.      Povezivanje raznorodnih dokumemenata putem linkova (veza).

Prema tome, slobodno možemo reći da je EDOPS^pis najbolje moguće rešenje za arhiviranje i upravljanje dokumentacijom.

         Elektronska pisarnica (EDOPS^pis) je primenjena u praksi u mnogim preduzećima već dugi niz godina. Tokom godina, ovaj modul redizajnira se shodno potrebama korisnika. U zavisnosti od oblasti rada korisnika, mogu se postaviti specijalizovane maske za rad. (knjigovodstvene agencije, advokatske kancelarije, proizvodna preduzeća, javne uprave i dr.).

 Zašto odabrati EDOPS?

         EDOPS Solution je jedna od prvih IT kompanija koja je razvila modul Elektronske pisarnice. EDOPS^pis modul je u upotrebi više od jedne decenije, što potvrđuje praktičnu primenljivost u radu, kao i stotine zadovoljnih korisnika.

• Više od 15 godina iskustva
• Program se može koristiti na bilo kom jeziku
• Garancija kvaliteta
• Obuka svih korisnika
• Profesionalna tehnička podrška 24h
• Mogućnost naknadne integracije sa drugim modulima

Zakažite besplatnu prezentaciju ovde. Na realnom primeru u Vašoj kompaniji pokazaćemo Vam kako program funkcioniše i kako može rešiti konkretne probleme sa kojima se Vaše preduzeće svakodnevno susreće. Vi odlučujete o profitu, zato donesite dobu odluku već danas.